Судьба онлайн архива вашей общины бахаи

«Теперь ты еще за ним полдня бегать будешь»

— Кот Матроскин

Незаметно наступило время, когда на встречах бахаи количество видеокамер и фотоаппаратов как правило минимум вдвое превышает число присутствующих людей. Просто посчитайте сколько принесено смартфонов, которые могут снимать и фото, и видео. При таком изобилии технических возможностей имеются неплохие шансы, что в общине станут появляться фото- и видеоматериалы. Особенно хорошо пойдет дело, если среди друзей будет энтузиаст съемки, а Духовное Собрание начнет поощрять культуру ответственного отношения к документированию и сохранению истории общины бахаи.

Рано или поздно у членов общины появится вопрос, а как собирать все эти снимки и видео и, что не менее важно, обеспечить их долговременную сохранность?

 

Предлагаем несколько идей, которые помогут бахаи, неравнодушным к истории, начать формировать мультимедиа архив общины

Наверняка вы захотите рассмотреть возможность собирать фотографии и видео бахаи в каком-нибудь онлайн хранилище.

Если ваша община официально зарегистрирована, то можно обратить внимание на Google Workspace для некоммерческих организаций. Вашей общине предоставят объем в 100 ТБ для хранения данных совершенно бесплатно. Подробности можно посмотреть по этой ссылке.

Если община пока не зарегистрирована, то можно воспользоваться Google One Premium. Годовая подписка в рублях стоит около 6-7 тыс. За эти деньги вы получаете 2 ТБ пространства для хранения цифрового архива. Подробнее по этой ссылке.

Кроме Google существуют другие сервисы, которые предоставляют услуги облачного хранения данных. Возможно, вы изберете один из них. Среди плюсов Google то, что у вашего Собрания, наверняка уже имеется аккаунт там. А Google предоставляет широкие возможности для НКО, и его интерфейс знаком многим пользователям.

 

После того, как у вас всё готово для сохранения файлов в облаке

Когда ваше Собрание получило возможность предоставлять персональные ссылки на онлайн папки отдельным верующим, есть смысл объявить об этом на Празднике Девятнадцатого Дня и в общей рассылке. Пригласите бахаи обращаться в МДС за предоставлением доступа к папкам, куда можно будет складывать фотографии и видео со встреч. Распечатайте приглашение с указанием контактных данных МДС и раздайте на ближайшей встрече. Время от времени повторяйте, устно и письменно, приглашение пользоваться облаком общины.

 

Как это работает (процесс работы с онлайн архивом общины бахаи)

Когда верующий запрашивает доступ к папке для сохранения фотографий в архиве общины бахаи, он получает от МДС письмо, в котором содержится уникальная ссылка и пояснительный текст. В тексте следует прописать, что, начав складывать фото- и видеоматериалы в папку, человек подтверждает, что он\а является их автором или владельцем копирайта на них и предоставляет МДС право на любое использование этих материалов. Также необходимо прописать, что Собрание не может нести ответственности за размещение каких-либо материалов в этой папке, а вся ответственность лежит на человеке, который получил от Собрания доступ к этой папке. Таким образом верующие смогут помещать свои материалы в архив общины, а Собрание получит возможность использовать эти материалы в будущем по своему усмотрению.

На регулярной основе важно:

1. Обеспечить механизм своевременной оплаты за облачное хранилище, если Собрание решит пользоваться платным сервисом.
2. Приглашать верующих помещать свои фото- и видеоматериалы в архив общины.
3. Оперативно предоставлять желающим доступ к онлайн папкам.
4. Раз в год, например, в Ризван, записывать все новые файлы, переданные в архив, на Blu-ray диски, лучше М-диски, хотя бы в двух экземплярах.

И самое важное

В приведенном выше списке спрятался подводный камень, о который наверняка разобьётся много начинаний бахаи по созданию мультимедиа архива. Речь идет о четвертом пункте про запись офлайн архива на оптических дисках. Это расходы, пусть и небольшие; это муторно; об этом нужно вспоминать каждый год. В общем, достаточно оправданий, чтобы бахаи этот процесс начали пропускать или вообще не выполнять.

В результате всего через несколько лет общине наверняка придется начинать создание медиа архива с самого первого пункта. А практически все фотографии и видеозаписи, помещенные в ранее созданный архив, будут утрачены.

Всё просто. Через пару переизбраний Собрания могут утратиться данные, необходимые для доступа к онлайн хранилищу, а Собрание еще и забудет заплатить за него в очередной раз.

Если вы брызжите через край оптимизмом и убеждены, что уж с вашим-то Собранием такого не произойдет, почитайте, например, нашу публикацию: «Поздравляю, Шарик, ты балбес!»

Или вот эту: «В ночь на Хэллоуин (новый эпизод сериала ужасов)».

Или эту: «Без семьи»

Вы же не считаете себя умнее Национальных Собраний и назначенной Всемирным Домом Справедливости переводческой коллегии, которые неоднократно проявляли забывчивость?

Да и кроме вышеприведенных постов, у нас в блоге есть статьи про то, как разные онлайн ресурсы бесследно исчезали просто потому, что за них бахаи забывали заплатить.

Кроме человеческого фактора, который пока заметно силен на фоне институциональной недоразвитости (вспомните характеристику Хранителя, данную существующим Собраниям — эмбрионы), существуют и внешние факторы, из-за которых локальные копии цифровых архивов делать обязательно.

Сейчас в России массово идут веерные отключения интернета по всем регионам. Умным людям впору задуматься, что может случиться так, что, когда придет время оплачивать за облако, вы не сможете этого сделать из-за отсутствия связи. Или из-за того, что ограничат перечисления денег иностранным компаниям. Или просто ФСБ закроет вашего поставщика услуг по онлайн хранению данных. А может случится так, что Google сам отключит обслуживание пользователей в вашей стране. Или забанит ваш аккаунт по решению безымянного человека из Роскомнадзора или глючного AI. А как работают в России Facebook, X, Instagram, YouTube… — список можно продолжить, вы сами знаете.

Для полноты картины, например, можете перечитать наши публикации:

• «Чему события в Казахстане могут научить бахаи?»
• «Русские опять мешают выборам в США!»

Вывод прост. Утрата онлайн архива общины — это скорее не вопрос вероятности, сколько шансов, что он просуществует хотя бы пять лет? Это лишь вопрос времени — когда именно община лишится своего облачного архива? Выход один, понимают это бахаи в вашей общине или нет, — необходимо регулярно записывать фотографии и видео на оптические диски. Например, производитель М-дисков обещает срок жизни для своей продукции в 1000 лет. Есть шансы, что ваши фотографии и видео смогут просмотреть последователи следующего Богоявления. Ну это если вы всё-таки создадите копию своего онлайн архива на оптических дисках. Но вы ведь этого не сделаете, да? 😉


Еще для размышления о мимолетности цифровых активов бахаи:

• Утраченные архивы? 
• Реакция на ошибку 
• В преддверии ада 
• Санкт-Петербург предупреждает 

Чему события в Казахстане могут научить бахаи?

С наступлением нового года служба «Архивы — память общины» как обычно поместила сайты бахаи в архив. 

Среди скаченных и помещенных в архив был и официальный сайт Сообщества Бахаи Казахстана http://bahai.kz Сегодня сайт в интернете недоступен. Почему? Ответ очевиден — политика и чрезвычайная ситуация в Казахстане.

Такое сообщение появляется при попытке попасть на сайт бахаи Казахстана bahai.kz

Если для бахаи позиция ученичества не пустой трёп, то какой урок извлекли бы бахаи из этого случая?

Очевидно, что сайт просто стал недоступен из-за отключения интернета в Казахстане. Но не нужно большого воображения, чтобы легко представить, когда сайт бахаи перестанет работать из-за боевых столкновений или актов вандализма на территории дата-центра, где размещен вебсайт.

Это может привести к тому, что вебсайт и вся информация, содержащаяся на нем, будут утрачены. Духовному Собранию в таком случае останется уповать только на компетентность и предусмотрительность администраторов сайта. А судя по сайтам бахаи и тому, как они поддерживаются, ожидать высокого профессионализма от людей, отвечающих за тот или иной сайт бахаи, было бы чересчур оптимистично. Да и высококлассные специалисты тоже иногда могут допустить ошибку. Поэтому Духовному Собранию нужно иметь запасной план — резервную и постоянно обновляемую копию своего сайта. (Лучше, конечно говорить о цифровом архиве, но это другая тема.)

И вот здесь мы уже много лет предлагаем бахаи свою помощь. Мы готовы хранить резервную копию сайта бахаи. Более того, и что важно, мы готовы регулярно напоминать о необходимости обновить резервную копию, находящуюся на хранении. Таким образом, бахаи, написавшие нам по электронной почте bahai@email.ru и воспользовавшиеся нашим предложением, будут иметь возможность восстановить свой сайт в случае его утраты из-за природных катаклизмов или общественных беспорядков.

Ждем ваших писем!

Фрагмент главной страницы сайта бахаи Казахстана

Также в нашем блоге: "Сколько стоит работа Национального Духовного Собрания?"

Новость BBC дает хороший повод задуматься

Прочитайте полный перевод заметки Ги де Лони из службы новостей BBC в Сараево, опубликованный в блоге «Кто не идёт вперед, тот идёт назад».



В статье рассказывается о мерах по восстановлению документов после пожара в президентской администрации в Сараево.

На фотографии выше показаны обгоревшие останки документов, которые были частью одного из самых важных исторических архивов Боснии. «Они каким-то чудом пережили не только две мировые войны, но и осаду Сараево в 1990 году – только для того, чтобы быть уничтоженными за один вечер беспорядков во время антиправительственных протестов в феврале прошлого года.»



Для бахаи это повод задуматься о сохранности национальных архивов общины. Если особо рьяные хоругвеносцы или особо правоверные мусульмане придут в ваш Национальный Центр бахаи и всё там разгромят, ваше Собрание сможет задействовать резервную копию архива, хранящуюся в безопасности в другом месте? У вашего Собрания имеется же такая копия, правда? Ведь Национальное Собрание должно ответственно относиться к сохранению истории Веры Бахаи в своей стране. И вашему национальному архивисту не придется, подобно своему боснийскому коллеге, морщиться, указывая на обгоревшие останки папок.

Чистый расчет

Как-то на нашей странице в Фейсбуке мы уже помещали расчет, основанный на скорости работы современных сканеров. И здесь в блоге, в статье «Авторитетно, вполне конкретно: “неприоритетно!”» высказывали недоумение, почему при современном уровне развития технологий до сих пор не предоставлен онлайн доступ к цифровым копиям Писаний бахаи?



В этом свете обратите внимание на рассказ британского журналиста и историка Криса Беннетта в статье про боснийские архивы. Четверо неравнодушных, но во всем остальном вполне обычных, людей создали Фонд по сохранению исторического наследия. Они поставили своей целью обеспечить сохранность боснийских архивных документов в электронном виде.




Квалифицированные операторы могут оцифровывать 300-400 страниц в час

Фонд в небольшой комнате установил «простую, но качественную установку для оцифровки архивных документов». Британский фотограф Джим Маршалл, один из членов Фонда говорит: «Опытные операторы могут обрабатывать 300-400 страниц в час, оцифровывая серьезные объёмы материалов».



Заметьте, это скорость простого аппарата. Существуют образцы с куда более впечатляющими показателями. Но даже делая по 300 копий в час, один человек, работая пять дней в неделю, мог бы оцифровать все (!) скрижали Бахауллы во Всемирном Центре за два месяца!



Создание электронных копий не конечная цель. Так у Фонда «задача сделать архивные материалы доступными онлайн для исследователей по всему миру». Хотелось бы видеть хоть один признак, что подобная задача поставлена в отношении архивных материалов бахаи во Всемирном Центре.



Мы упоминали в статье «Авторитетно, вполне конкретно: “неприоритетно!”» о том, что финансирование для подобных проектов не проблема. Вот и Надина Гребович-Лендо, возглавляющая проект по оцифровке Национальной и университетской библиотеки в отношении финансовой помощи, в статье отмечает «ищем способы справиться собственными силами». В Боснии и «во многих других местах» это возможно. Тем более это возможно для мировой религии.



Статья Европейской службы BBC заканчивается вопросом, в котором звучит надежда: «возможно, в целом у боснийской уникальной памяти о прошлом ещё может быть будущее?»



Возможен ли подобный оптимизм в отношении памяти бахаи? Эта простая новостная заметка BBC про боснийский архив у думающих бахаи должна вызывать примерно следующий вопрос:


Почему во Всемирном Центре бахаи десятилетиями не делают то, что под силу сделать четверым энтузиастам за 2 месяца?



Также смотрите: Авторитетно, вполне конкретно: «неприоритетно!»

Резерв бахаи

24 мая 2013 года на медиапортале ТВСПАС.РУ было опубликовано следующее обращение:

Уважаемые посетители медиапортала ТВСПАС.РУ 

В результате внешнего воздействия на наш сервер, была утрачена информация, необходимая для работы медиапортала ТВСПАС. По итогам диагностики, проведенной в одной из ведущих компаний по восстановлению данных, сделан вывод о невозможности возобновления работы сайта. В данный момент принимается решение о дальнейшей судьбе ресурса.

Просим ваших молитв. (Администрация ТВСПАС.РУ)

Медиапортал ТВСПАС.РУ был, возможно, одним из самых богатых хранилищ фильмов, аудиозаписей лекций, книг, ТВ и радиопередач христианской направленности в Интернете. И вот в одночасье его не стало.

Скажете, с бахаи такое не случается? В октябре 2012 в результате поломки сервера обрушился сайт «Энциклопедии бахаи». Резервная копия, к счастью, имелась, но она была годовой давности, поэтому безвозвратно исчезли данные «всего лишь» за год работы.



Здесь кстати было бы поговорить о важности создания резервных копий и работе с архивами. Но в тысячный раз повторять прописные истины неинтересно. Ну разве не знали в ТВСПАС.РУ или «Энциклопедии бахаи», как важно сохранять резервные копии? Понимают ли важность резервного копирования данных институты Веры? Наверняка. Делают ли они резервные копии? – это другой вопрос.



Мы лучше с вами поговорим о более редком и потому интересном опыте двух бахаи.



Джона Винтерс, основатель Онлай библиотеки бахаи, стал выкладывать в сеть полную резервную копию сайта в виде торрент файла. На самом деле он даже не выкладывает файл, а просто открывает доступ к файлу, чтобы все желающие могли его скачать. Таким образом, даже если что-то плохое произойдет с архивом Джона Винтерса, есть надежда, что резервные копии файлов рассыпаны по всему миру, и библиотека подлежит восстановлению.



Второй пример – коллекция файлов Владимира Чупина. Семь гигабайт, также в виде торрент файла. Основная цель В.Чупина, конечно, не распределенное хранение резервной копии своих файлов, а желание поделиться сокровищами со всем миром. Повышение живучести коллекции за счет того, что ее копии оседают у разных людей – это одно из вознаграждений, которые ниспосылаются такому щедрому и открытому человеку, как Владимир.


Утверждаем ли мы, что открытость институтов – это гарантия сохранности? Нет, здесь связь не прямая, хотя открытость и повышает шансы данных уцелеть.



В завершении нам бы хотелось отметить два разных направления развития. Одно подразумевает усиление иерархичности, контроля, закрытости и повышения рисков утраты данных. Другое направление развития выражается в открытости, сотрудничестве, совместном использовании и снижении рисков потери данных. Откройте наугад пять официальных сайтов бахаи. По вашему мнению, какой подход им ближе?

Предлагаем обсудить проект рекомендаций по обеспечению сохранности электронной почты Региональных Советов. Комментируйте. Скачать печатную версию можно по этой ссылке.

Сохранение электронной почты Региональных Советов

Проект рекомендаций

Вниманию: Национальных Собраний, Региональных Советов, архивистов

Предлагается раз в год централизованно сохранять содержимое почтовых ящиков. Вместо управления отдельными документами этот метод сохранения электронной почты позволяет управлять почтой на уровне учетных записей.

Необходимые условия:

·         Секретари Региональных Советов используют для своей работы не личные адреса электронной почты, а специально созданные для этого учетные записи эл. почты.

·         Если секретари Региональных Советов работают с почтой при помощи протокола POP (скачивая письма на компьютер), они оставляют копии сообщений на сервере.

Рекомендации

1.      За 2-3 недели до Дня Завета, например, 1 ноября, попросите секретарей РС сообщить в национальный офис адрес и пароль доступа к электронной почте РС.

2.      26 ноября создайте в MS Outlook[*] учетную запись для каждого архивируемого адреса электронной почты.

3.      Загрузите в отдельную папку Outlook всё содержимое почтового ящика РС. Проследите, чтобы настройки почтовой службы обеспечили скачивание всех имеющихся папок, включая «отправленные», «черновики», «удаленные». https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1&hl=ru#ts=1665119

4.      Экспортируйте папки с почтой Региональных Советов в отдельный файл данных Outlook. http://support.microsoft.com/kb/287070/ru  

5.      Если в почтовой системе имеются отдельно хранящиеся файлы, например, на Google Drive, скачайте их на компьютер. Используйте для сохранения специально созданную папку с названием соответствующего Регионального Совета.

6.      Создайте текстовый файл, в котором укажите какие почтовые ящики и каких Региональных Советов вы сохранили. Укажите дату сохранения. Если сохраняли какие-либо файлы помимо файлов данных Outlook (.pst), дайте краткое описание.

7.      Запишите все сохраненные файлы и папки на DVD или Blu-ray диски. Создайте минимум две копии дисков. Аккуратно подпишите каждый диск: «Архив почты Региональных Советов. Дата записи: …»

8.      После 26 ноября предложите вновь избранным секретарям Региональных Советов создать новый пароль доступа к учетной записи почты, обеспечивая таким образом конфиденциальность на время работы в течении года.

9.      Обеспечьте следование этим рекомендациям каждый год. 

Национальному Собранию следует:

·         Определить, какие внутренние нормативные документы следует разработать для внедрения этой практики.

·         Заблаговременно сообщить всем секретарям Региональных Советов о введении практики ежегодного помещения в архив почты Совета.

·         Разработать и разослать простые инструкции о том, что необходимо для введения этой практики.

·         Обеспечить выполнение этих инструкций ежегодно.

Преимущества

·         Обеспечивается сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в национальный архив;

·         Снижается зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;

·         Облегчается восстановление и передача управления унаследованными учетными записями электронной почты в случае утери доступа к почтовому ящику;

·         Снижается нагрузка по созданию архива эл. почты, лежащая на секретарях Региональных Советов;

·         Упрощается подход по определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение) сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;

·         Снижается риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты;

·         Используются распространенные технологии, не требующие специального обучения.

Следует учесть:

·         Снабжено ли используемое хранилище электронной почты надлежащими средствами контроля и обеспечения безопасности, предотвращающими несанкционированный доступ, модификацию или удаление сообщений электронной почты?

·         Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в национальный архив?

·         Существуют ли законодательно-нормативные или иные требования по управлению (включая уничтожение) документами, охватываемыми настоящим подходом?

·         Применение подобного подхода не является альтернативой обучения сотрудников базовым правилам управления проходящими через их руки документами.

Настоящие рекомендации составлены на основе бюллетеня Национальных архивов США «Руководство по новому подходу к управлению электронной почтой» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records), http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf  и материалов блога Н.Храмцовской «Кто не идёт вперед, тот идёт назад» http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.htm  

Вопросы и предложения присылайте по эл. почте: bahai@email.ru «Архивы – память общины»

---

[*] Программные продукты и сервисы упоминаются здесь в качестве примера и могут быть заменены на аналогичные.

Программа статистической отчетности

В 2013 году исполняется десять лет, как в России (а может и в СНГ) внедряется «Программа статистической отчетности» Международного Центра обучения. Программа была разработана во Всемирном Центре Бахаи в 2001 для сбора и хранения основной статистической информации, касающейся роста общины бахаи. Система позволяет отслеживать количество бахаи и развитие деятельности в местностях. Целью Статистической программы является управление численной информацией об общине бахаи от местного до национального уровня.



Мы остановимся подробнее на некоторых особенностях, имеющих отношение к сохранению истории развития общины бахаи. Начнем с примера.



Устная история сообщает, что где-то в середине этого десятилетнего срока внедрения программы компьютер национального (или тогда СНГ?) координатора по статистики сгорел. Вместе с компьютером «ухнула» вся база со статистикой. По какой-то причине ее нельзя было восстановить, запросив Международный Центр. Утеря базы стала проблемой, которую пришлось решать, собирая всю статистику заново.



Напрашиваются вопросы: Сейчас приняты надлежащие меры по сохранению базы со статистикой? Имеется ли надёжная система резервного копирования?



Стоит отметить, что вопросы резервного копирования – это не ответственность архивиста. Архивист может только напоминать и предлагать свою помощь. Архивист не может вместо секретаря или координатора взять и сохранить важные файлы.

Позиция архивиста

Архивист в отношении программы рассматривает другие вопросы. Например, а нужно ли вообще сохранять в архивах бахаи базу данных «Программы статистической отчетности»? Представляет ли она какую-либо ценность для истории?



Предположим, мы сейчас возьмем и сохраним базу вместе с программой. Пройдет, например, десять раз по десять лет. И будет ли эта база представлять тогда хоть какой-либо интерес? Что нового она расскажет о состоянии развития общины бахаи 2013 года? Разве не достаточно историкам будет статистической информации представленной в годовом отчете Национального Собрания? Даст ли изучение базы исследователям новое понимание того, какими методами собиралась статистическая информация? Важно ли им иметь представление об использовавшихся инструментах работы со статистикой и их состоянии?



Эти вопросы остаются открытыми. Здесь мы лишь отметим, что сама программа не создавалась, чтобы облегчать жизнь историкам. Отдел статистики Всемирного Центра в 2005 году прямо написал, что программа предназначена для построения картины текущей ситуации на определенную дату по местности, кластеру и региону, но не сохранения исторических сведений.

 

В плане архивной ценности определенный интерес могли бы представлять трехмесячные отчеты. В 2003 году Всемирный Дом Справедливости писал, что «Особое внимание уделяется отслеживанию статистики в самых перспективных кластерах с периодичностью один раз в три месяца, чтобы можно было предпринимать соответствующие шаги на пути продвижения кластеров к интенсивному росту». В России имеются кластеры, где интенсивный рост идет уже 8 лет. Это значит, что накоплена база из 32 трехмесячных отчетов по кластеру. Кто-нибудь хочет её проанализировать?

13 октября объявлено ООН Международным днем уменьшения опасности бедствий. Цель Дня заключается в повышении уровня осведомленности о том, как люди принимают меры для снижения риска бедствий. 

  

«Когда случаются бедствия, мы зачастую виним в случившемся природу. Мы редко задумываемся о действиях человека, которые ведут к повышению риска и в результате которых опасность оборачивается катастрофой» – пишет в своем послании по случаю Дня Генеральный секретарь ООН Пан Ги Мун (http://www.un.org/russian/sg/messages/2011/disasterreductionday.shtml).

На страницах этого блога мы уже неоднократно обращались к теме обеспечения безопасности документов общины бахаи:

• Сколько стоит работа Национального Духовного Собрания?
• Кризис архивации электронных документов
• Тест: Проверь состояние архива своей общины

  

«Степень уязвимости перед бедствиями возрастает быстрее, чем способность противостоять им. [...] Задача ясна: уменьшение опасности бедствий должно быть повседневной заботой каждого из нас. Давайте все вместе приложим усилия сегодня, чтобы обеспечить более безопасное завтра» – обращается к нам Пан Ги Мун.

Напишите нам, если вы хотите помочь своей общине обезопасить документы бахаи и сохранить их для истории. Надо начинать действовать!

Страница ООН, посвященная Международному дню уменьшения опасности бедствий.

Сколько стоит работа Национального Духовного Собрания?

Как бы вы ответили на вопрос, заданный в заголовке этой статьи? Сказали бы, что работа Собрания бесценна? Или бы сложили все расходы, связанные с деятельностью Национального Собрания за год, и добавили бы к полученной сумме оценку произведенного Собранием «продукта» и только после этого назвали бы общую сумму?

Оба описанных подхода и ответа вполне можно считать имеющими право на существование. А как бы вы отреагировали, если бы вам сказали, что вся работа Национального Духовного Собрания за последние несколько лет оценивается в 310 долларов?

Невероятно? Давайте посчитаем.

(При расчетах были сделаны некоторые допущения, но цифра совершенно реальна. И вся эта статья не шутка. Не стоит шутить, когда речь идет о работе Национального офиса.)

И так, как рассчитывалось:

Расчет верен только для цифровых активов и архивов Национального Собрания. Можно смело утверждать, что таковых в общей массе большинство. Ведь сейчас практически вся работа Национального Офиса и Собрания происходит и сохраняется в компьютере. Чтобы оценить стоимость сохранения всей цифровой информации, произведенной Национальным Собранием, было условно принято, что ее объем не превышает 1 Тб. Пишущий дисковод Blue Ray можно купить за 150 долларов. Понадобится 40 BD дисков примерно по 4 $ каждый, чтобы обезопасить от случайного уничтожения всю работу Национального Собрания. Всего понадобится капиталовложений 310 $.

Вот и получается, что несколько лет бесценного труда Духовного Собрания целой страны можно за 310 $ сохранить сегодня. Или можно завтра навсегда случайно утратить в результате какой-нибудь чрезвычайной ситуации: пожар, вирус, кража и т.п.

Касается ли это бахаи? Судите сами. В прошлом году произошло более 370 стихийных бедствий. Это практически по одному каждый день. В их результате погибли 300 тысяч человек (минимум 56 тысяч из них – в России). У нас нет данных, о том, сколько терабайт данных было утрачено. Но известно, что в целом от землетрясений, ураганов, наводнений и других стихийных бедствий в 2010 году в той или иной мере пострадали более 210 миллионов человек. Экономический ущерб составил 110 миллиардов долларов США.

Всемирный Дом Справедливости только что закончил укрепление Усыпальницы Баба на случай стихийных бедствий. А какова готовность вашего Собрания к природным и техногенным катаклизмам? Ваша информация надежно сохранена на случай чрезвычайной ситуации?

Кризис архивации электронных документов

В заметке «Архивист США: Архивация электронных документов переживает кризис»  рассказывается о кризисе, который, по словам Дэвида Ферьеро, руководителя архивной службы США, переживает архивация электронных документов.

В частности, утверждается, что «у большинства государственных органов имеются, в диапазоне от умеренного до высокого, риски неправильного архивирования документов. В качестве самого проблемного в докладе было отмечен процесс окончательного решения судьбы документов – их уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение».

«…проблема электронных документов, безусловно, является наиболее важной из тех, что мне приходится решать», – отмечает Дэвид Ферьеро. По его словам, сейчас ситуация в плане управления электронными документами ужасна и похожа на ту, с которой столкнулся первый архивист США в 1935 году, когда «документы хранились на чердаках и в гаражах, страдали от затоплений и пожаров, их воровали и уничтожали».

По словам Ферьеро, одной из проблем является то, что сообщества специалистов в области информационных технологий и управления документами слабо общаются друг с другом. «Эти две группы не разговаривают друг с другом. Они не собираются вместе».

Интересно, что статья об архивах напечатана в рамках недели прозрачности государственного управления (Sunshine Week), ежегодно проводимой Американским обществом редакторов новостей (American Society of News Editors) с целью повышения осведомленности общественности о данной проблеме.

Наш комментарий: Как бы хотелось провести неделю, месячник, десятилетие прозрачности институтов Веры. Ведь среди различных негативных следствий непрозрачности организации – отсутствие обсуждения того, что считать важными документами, подлежащими помещению в архив. Когда организация непрозрачна, любые документы могут навсегда исчезнуть с мониторов истории.

А о специфики сохранения электронных документов мы уже неоднократно писали:

• Что важно знать о хранении дисков
• Объем данных в организации вырастет на 800% в ближайшие 5 лет.
• Вестники бахаи обречены на забвение?
• Оцифровка архивов бахаи, вопросы.
• Сохранение цифрового наследия
• Длительное хранение документов. Практика подсказывает.
• Из практики архива Местного Собрания 
• А вы храните историю переписки?
• Ценность старых сайтов  

Сохранено 20 сайтов бахаи

«Архивы – память общины» два раза в год скачивает сайты бахаи и записывает их на DVD. Таким образом мы пытаемся сохранить эту часть истории развития общины бахаи. 19 декабря 20 сайтов скачено и помещено на хранение. По сравнению с прошлым годом, прекращено обновление архивов 2 сайтов. Один из сайтов перестал существовать, а другой полностью изменил содержание и больше не имеет материалов на тему бахаи. В этом году в архив добавлен 1 новый сайт.

Среди сохраненных сайтов на первом месте по количеству файлов находится www.bahai.ru  с 944 файлами. По объему первым идет сайт http://bahaimp3.narod.ru/, набравший 1,3 Gb.

Список сохраненных сайтов доступен на странице «Архив сайтов бахаи» Если вы знаете о других сайтах, которые следовало бы включить в архив, сообщите нам.

Вестники бахаи обречены на забвение?

Еще несколько лет назад вестники бахаи централизованно печатались и потом рассылались подписчикам. Такой вестник можно было спокойно подшить в папку местного архива и показывать новым бахаи и через 5 и через 15 лет. Электронная же копия, а зачастую электронная версия вестника, была доступна желающим в качестве побочного продукта от производства бумажного оригинала. Сейчас ситуация стремительно меняется. Уже можно говорить о том, что вестники готовятся, прежде всего, с ориентиром на то, что их будут читать с экрана компьютера. А распечатка становится вторичной. В целях ускорения доставки и экономии средств на пересылку, вестник отправляется по электронной почте. А уже институты Веры на местах могут распечатывать его для тех, кто по каким-то причинам хотел бы иметь вестник на бумаге, а не у себя в компьютере. Такой процесс хорош, удобнен, быстр, экономичен и … опасен. Получать вестник по эл. почте, безусловно удобно, быстро и экономно. Но, что вы пометите в архив на долговременное хранение? Распечатку файла? Но один и тот же файл, распечатанный на разных принтерах и разной бумаге, даст нам разные вестники! Какой из них будет подлинным, а какой нет? Помещать в архив все распечатанные бумажные копии нереально. Положить на хранение в архив вестник в электронном виде? Мы уже неоднократно писали о серьезных проблемах, связанных с хранением электронных документов.

Вот представьте, вы секретарь общины и отвечаете за местный архив бахаи. И вдруг ветеран-бахаи приносит вам гибкие 5-ти дюймовые дискеты и говорит, что на них записан архив издания местного бюллетеня за 92-95 годы. Что вы будете делать? Вам очень повезет, если магнитный слой на дисках сохранил свои свойства и информация хотя бы читаема! Но чтобы выяснить это, вам сначала придется поискать дисковод для таких дисков. Даже если вам удалось скопировать файлы, вам потом придется долго мучиться, пытаясь сообразить, как и в какой программе эти файлы открыть. Но и это еще не все! Если вы успешно пройдете через все эти этапы, как вы можете быть уверенными, что видите оригинальное форматирование и готовы распечатать файл на матричном принтере на соответствующей бумаге?

У археологов, раскопавших таблички с клинописью проблем зачастую меньше, т.к. они имеют дело с оригиналами. А с чем будут иметь дело архивисты и историки через 20-30 лет, пытаясь прочитать сегодняшние вестники бахаи? С грудой пластика круглой формы? Пластика, который изменил свои физические свойства, потемнел и читаем только местами? А чтобы прочитать такие диски, вам придется взять в музее напрокат DVD дисковод, и попросить дедушку, чтобы он вспомнил, как открываются файлы в одолженной в том же музее операционной системе Windows XP!

А кто вам сказал, что рассылаемые сегодня электронные вестники вообще записываются на DVD для последующего хранения в архивах? Вы уверены? Вы точно в этом уверены? :)

На тему электронных архивов:

• Учиться у победителей
• Южный Урал пишет "живую историю"
• Длительное хранение документов. Практика подсказывает.
• А вы храните историю переписки?
• Ценность старых сайтов
• Сохранение цифрового наследия
• Имена и сайты
• Как архивировать документы.

 Независимая архивная служба «Архивы – память общины».

Длительное хранение документов. Практика подсказывает.

Недавно в одной архивной коллекции, к которой много лет не прикасалась рука человека, были обнаружены компакт диски. Поэтому представилась возможность проверить устойчивость CD дисков к долговременному хранению.

Диски различных производителей были помещены на хранение 6 лет назад. Они хранились при комнатной температуре, сложенные в стопку. Каждый диск находился в бумажном конверте. За весь период хранения к ним никто не прикасался. Через шесть лет хранения в таких, в общем-то, благоприятных условиях три диска из 24 стали частично не читаемыми. Характер повреждения поверхности двух дисков установить не удалось. Можно предположить, что они стали частично нечитаемыми в результате потемнения пластика поверхности дисков – случая, описанного в литературе. На третьем диске были отчетливо заметны повреждения биологического происхождения. Грибок в некоторых местах проел диск почти насквозь, так что при просмотре на просвет были заметны прозрачные участки в местах повреждения. Некоторое время назад в прессе появлялись заметки о грибках, питающихся пластиком, из которого изготовлены компакт диски. Теперь мы имеем независимые свидетельства тому, что грибок является серьезной опасностью не только для архивов на бумажных носителях, но и для компакт дисков.

Отдельно отметим еще одну особенность длительного хранения материалов. Все имевшиеся в коллекции резинки для бумаг стали ломкими и рассыпались. Хорошо, что эти резинки не стали вязкими и не испортили бумажные документы.

Один из документов, 6 лет назад заклеенный прозрачным скотчем, утратил свои первоначальные свойства. Клейкое вещество липкой ленты за прошедшие годы впиталось в бумагу и сделало ее практически прозрачной. Что интересно, на том же документе заплатка, сделанная из писчей бумаги и приклеенная белым клеем ПВА, отлично сохранила свои свойства.

Все типы обнаруженных повреждений архивных документов, более или менее подробно, описаны на сайте Независимой архивной службы «Архивы – память общины». В частности, можете обратиться к такому сборнику, как «Европейские архивы бахаи»

Сохранение цифрового наследия

На сайте Независимой архивной службы «Архивы – память общины» выложена Хартия о сохранении цифрового наследия, принятая Генеральной конференцией ООН по вопросам образования, науки и культуры.

В Хартии дается определение новому виду наследия – цифровому наследию. В документе обозначены угрозы, которые могут привести к утрате этого наследия, и описываются направления, следуя которым можно обеспечить преемственность цифрового наследия и его сохранность.

«Цифровое наследие по своей природе не ограничено с точки зрения времени, географии, культуры или формы. Обладая характерными культурными отличиями, оно тем не менее
потенциально доступно любому человеку на планете. Меньшинство имеют возможность обратиться к большинству, индивидуум – к мировой аудитории. Необходимо обеспечить сохранение и доступность цифрового наследия всех регионов, стран и сообществ, чтобы постепенно обеспечить представительство всех народов, государств, культур и языков».

Ниже несколько пунктов из Хартии, о том, как обеспечить сохранность цифрового наследия. В скобках некоторые комментарии, как это относится к деятельности Независимой архивной службы «Архивы – память общины».

Необходимо принять меры, направленные на то, чтобы:
-- побуждать разработчиков аппаратного и программного обеспечения, создателей, издателей, производителей и распространителей цифровых материалов, равно как и других партнеров, представляющих частный сектор, к сотрудничеству по вопросам сохранения цифрового наследия с национальными библиотеками, архивами, музеями и иными публичными организациями в области наследия; (Делается попытка систематизировать опыт и методические пособия по сохранению исторически значимых документов бахаи. В виду неразвитости документооборота и практически полное отсутствие стандартов определяющих внешний вид документов, отдельное внимание уделяется систематизации форм документов. См. нашу базу знаний. )
-- расширять подготовку кадров и проведение научных исследований, обмен опытом и знаниями между заинтересованными учреждениями и профессиональными ассоциациями; (Просветительская деятельность ведется посредством данного блога и размещением методических материалов. Мы будем рады сотрудничеству с заинтересованными учреждениями и ассоциациями, а также частными лицами.)

Следующий абзац из Хартии достоин отдельного цитирования:
«Промышленности, издательствам и средствам массовой коммуникации настоятельно предлагается способствовать совместному использованию знаний и технического опыта. Поощрение разработки образовательных и учебных программ, создание механизмов совместного использования ресурсов, а также распространение результатов исследований и передового опыта будут способствовать демократизации доступа к методам сохранения цифровых материалов».

В свете вышесказанного напрашивается вопрос к издательствам и редакционным коллегиями бахаи:

• Какова ваша политика по обмену опытом и знаниями?
• Как бахаи, кому это интересно, могут больше узнать о вашей деятельности, помочь вам и научиться чему-нибудь у вас?
• Что вы делаете, чтобы не дублировать ресурсы?
• Как вы обеспечиваете долговременную сохранность своих цифровых материалов?

…те, кто работает для распространения Дела Бахауллы, должны с помощью постоянного обмена опытом через письма, объявления, отчеты, бюллетени и другие средства общения с этими установленными инструментами, предназначенными для распространения Веры, обеспечить гладкую и быструю работу обучающего аппарата своего Административного Порядка. Замешательство, отсрочка, дублирование усилий, растрачивание энергии будут, следовательно, полностью исключены, и мощный поток милостей Бахауллы, обильно и беспрепятственно изливающийся через эти ценные каналы, так наполнит сердца и души людей, что сделает их способными понести дальше урожай, неоднократно предсказанный Абдул-Баха.
Шоги Эффенди, The Advent of Divine Justice

Имена и сайты

Произошло два небольших, но любопытных события.
В преддверии выборов в Региональный Совет бахаи по Местным Собраниям была разослана памятка для голосования и бюллетень. Ничем не примечательная процедура, если бы не то, что записано в свойствах рассылаемого документа. Его автором указан Sergei Poselski, учреждение обозначено как NSA Russia. Многие уже, наверное, и не вспомнят, что Сергей Посельский был членом НДС России лет десять назад и вскоре уехал с семьей из страны. А его документы до сих пор работают на благо российской общины. На этом примере отчетливо видна одна из особенностей архивистики – важны не только форма и содержание, но и информация об авторе и историческом контексте создания документа… (Шлите на почту интересные истории, если таковые вам попадутся! :))

Второе событие также связано с цифровыми технологиями.
Yahoo! GeoCities с 1994 года предоставлял всем желающим возможность бесплатно создавать свои сайты на их площадке. И вот через пятнадцать лет работы они сообщили, что с 26 октября 2009 года сервис закрыт, все сайты исчезнут, если их хозяева заранее не перенесут свои страницы в другое место.
Примечательно, что на GeoCities более десяти лет находился сайт «Вера бахаи глазами Владимира Чупина». Который по праву может считаться одним из самых старых сайтов бахаи на русском языке. И вот угроза исчезновения нависла над этим сайтом. В такие моменты сами собой вспоминаются архивные проекты, где вместо учета архивных материалов ведутся списки утраченных архивных материалов. Как это ни печально, но даже Интернет не может быть панацеей от утраты интересных исторических артефактов. На сайте Yahoo! GeoCities сообщается, что Internet Archive (Интернет архив), некоммерческая организация по сохранению сетевой информации, старается сохранить как можно большее количество сайтов GeoCities. Естественно, сложно сказать, сколько времени они у них будут храниться, и попадет ли к ним на хранение сайт В.Чупина.

Мораль очевидна. Бахаи необходимо заботиться о себе самим. Нужно мониторить Интернет на предмет появления в сети интересных материалов, копировать их и сохранять в централизованном архиве. Материалы, размещенные в Интернет, могут исчезнуть из сети по множеству причин: закрытие сайта, исключение из поискового индекса, удаление администратором сайта… Даже если содержание какого-либо сайта останется без изменений, а изменится только дизайн, это в исторической перспективе иногда можно рассматривать как утрату. Ведь для историка может представлять интерес и то, как этот сайт выглядел на заре своего развития…

Как часто сохранять резервные копии?

В дополнение к сказанному в посте об архивировании стоит задуматься о том, как часто делать резервные копии информации на компьютере?
Простое правило: если вы будете сожалеть о потере в случае утраты информации – делайте резервную копию.
Если какой-то файл, хоть и используется в работе, но редко изменяется или не меняется вовсе, его копию можно сохранить один раз и не нужно плодить лишние копии постоянно при резервном копировании. А быстроменяющиеся базы данных и другая оперативная информация требует частого сохранения.
Помимо сохранения резервных копий на DVD, стоит рассмотреть подключение второго диска в компьютере через RAID. Он будет сохранять все, что находится на основном диске. Это не защитит вас от случайного удаления файла, или кражи, но обезопасит вас от потери информации в случае поломки жесткого диска компьютера.
Вообще, существует Computer Security for Bahá’í Institutions версия, 1.0. Это 75-ти страничный документ на английском языке. Там многие вопросы безопасности освещены. Если кто хочет перевести на русский для наших бахаи, милости просим, обращайтесь.