Предлагаем обсудить проект рекомендаций по обеспечению сохранности электронной почты Региональных Советов. Комментируйте. Скачать печатную версию можно по этой ссылке.

Сохранение электронной почты Региональных Советов

Проект рекомендаций

Вниманию: Национальных Собраний, Региональных Советов, архивистов

Предлагается раз в год централизованно сохранять содержимое почтовых ящиков. Вместо управления отдельными документами этот метод сохранения электронной почты позволяет управлять почтой на уровне учетных записей.

Необходимые условия:

·         Секретари Региональных Советов используют для своей работы не личные адреса электронной почты, а специально созданные для этого учетные записи эл. почты.

·         Если секретари Региональных Советов работают с почтой при помощи протокола POP (скачивая письма на компьютер), они оставляют копии сообщений на сервере.

Рекомендации

1.      За 2-3 недели до Дня Завета, например, 1 ноября, попросите секретарей РС сообщить в национальный офис адрес и пароль доступа к электронной почте РС.

2.      26 ноября создайте в MS Outlook[*] учетную запись для каждого архивируемого адреса электронной почты.

3.      Загрузите в отдельную папку Outlook всё содержимое почтового ящика РС. Проследите, чтобы настройки почтовой службы обеспечили скачивание всех имеющихся папок, включая «отправленные», «черновики», «удаленные». https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1&hl=ru#ts=1665119

4.      Экспортируйте папки с почтой Региональных Советов в отдельный файл данных Outlook. http://support.microsoft.com/kb/287070/ru  

5.      Если в почтовой системе имеются отдельно хранящиеся файлы, например, на Google Drive, скачайте их на компьютер. Используйте для сохранения специально созданную папку с названием соответствующего Регионального Совета.

6.      Создайте текстовый файл, в котором укажите какие почтовые ящики и каких Региональных Советов вы сохранили. Укажите дату сохранения. Если сохраняли какие-либо файлы помимо файлов данных Outlook (.pst), дайте краткое описание.

7.      Запишите все сохраненные файлы и папки на DVD или Blu-ray диски. Создайте минимум две копии дисков. Аккуратно подпишите каждый диск: «Архив почты Региональных Советов. Дата записи: …»

8.      После 26 ноября предложите вновь избранным секретарям Региональных Советов создать новый пароль доступа к учетной записи почты, обеспечивая таким образом конфиденциальность на время работы в течении года.

9.      Обеспечьте следование этим рекомендациям каждый год. 

Национальному Собранию следует:

·         Определить, какие внутренние нормативные документы следует разработать для внедрения этой практики.

·         Заблаговременно сообщить всем секретарям Региональных Советов о введении практики ежегодного помещения в архив почты Совета.

·         Разработать и разослать простые инструкции о том, что необходимо для введения этой практики.

·         Обеспечить выполнение этих инструкций ежегодно.

Преимущества

·         Обеспечивается сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в национальный архив;

·         Снижается зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;

·         Облегчается восстановление и передача управления унаследованными учетными записями электронной почты в случае утери доступа к почтовому ящику;

·         Снижается нагрузка по созданию архива эл. почты, лежащая на секретарях Региональных Советов;

·         Упрощается подход по определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение) сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;

·         Снижается риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты;

·         Используются распространенные технологии, не требующие специального обучения.

Следует учесть:

·         Снабжено ли используемое хранилище электронной почты надлежащими средствами контроля и обеспечения безопасности, предотвращающими несанкционированный доступ, модификацию или удаление сообщений электронной почты?

·         Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в национальный архив?

·         Существуют ли законодательно-нормативные или иные требования по управлению (включая уничтожение) документами, охватываемыми настоящим подходом?

·         Применение подобного подхода не является альтернативой обучения сотрудников базовым правилам управления проходящими через их руки документами.

Настоящие рекомендации составлены на основе бюллетеня Национальных архивов США «Руководство по новому подходу к управлению электронной почтой» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records), http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf  и материалов блога Н.Храмцовской «Кто не идёт вперед, тот идёт назад» http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.htm  

Вопросы и предложения присылайте по эл. почте: bahai@email.ru «Архивы – память общины»

---

[*] Программные продукты и сервисы упоминаются здесь в качестве примера и могут быть заменены на аналогичные.