Аптечка первой помощи архивиста

На замечательном блоге Натальи Храмцовской появился пост «Франция: Архивная служба рекомендует программные средства для работы с офисными файлами».

Сообщается, что неделю назад французская архивная служба разослала руководителям архивов всех уровней информационное письмо о подготовленном наборе программ для работы с офисными файлами.

В письме говорится, что отдел обработки и консервации документов сформировал набор программных средств, дополняющий уже имеющиеся программные средства, использующиеся для подготовки партий документов к передаче на архивное хранение. Это, за редким исключением, бесплатные программы, работающие под Windows, легко устанавливаемые и снабженные достаточно подробной документацией.

В число программных средств входят:

• Макрос, помогающий готовить аннотации документов формата Word,
• макрос, позволяющий «заморозить» автоматически модифицируемые даты, вставленные в офисные документы;
• программа, автоматизирующая преобразование файлов в формат PDF/A, использующая возможности OpenOffice.

Эта своеобразная аптечка первой помощи архивиста призвана выполнять такие простые, но необходимые действия:

• переименование файлов;
• идентификация и выявление дубликатов;
• пакетная конверсия файлов;
• аннотирование документов;
• предварительный просмотр документов;
• блокировка обновления «автоматических» дат;
• автоматическое извлечение аннотаций документов;
• извлечение метаданных.

Если (!) в организации налажена хорошая система электронного документооборота, то такие действия происходят практически прозрачно для пользователя. Но провести такю работу становится необходимо, в первую очередь для документов, которые не прошли предварительную классификацию, наименование и описание. Т.е. в настоящее время чуть ли не большинство документов бахаи.

О наглядном примере того, как метаданные можно использовать в исследовательской работе и о том, как они не учитываются у бахаи, можно прочитать в нашем посте «Имена и сайты».

Примечателен комментарий Натальи: «… я бы в первую очередь выделила то, как архивная служба Франции оказывает вполне реальную помощь специалистам-практикам. По-моему, это хороший пример для подражания». Полностью с ней соглашаемся. Французский набор инструментов собран в один заархивированный файл, в котором каждое программное средство и документация к нему помещены в отдельную директорию. Его можно скачать с сайта Архивов Франции по адресу: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/boite_a_outils_bureautique.zip

В статье вскользь упоминается о том, что программные средства дополнены определенным набором четко описанных процедур. По-видимому, имеется в виду набор инструкций по работе с электронными документами, отбираемыми для архивного хранения. Хотелось бы иметь такой перечень на русском языке, понятно написанный, и готовый к употреблению не профессионалами. Пока о работе с электронными архивами можно прочитать только научные статьи, опубликованные в специальных журналах.

А что делать простому секретарю Местного Духовного Собрания или Регионального Совета бахаи? Минимальный набор рекомендаций для общины бахаи можно встретить только в «Настольной книги администратора». На сегодня это единственное, что имеется в распоряжении администраторов бахаи.