пятница, 11 июня 2010 г.

Бухгалтерские документы как источники исторически значимой информации

Документы организации обычно делятся на те, которые подлежат временному хранению и те, которые необходимо хранить бессрочно. И хотя обычно имеются четкие определения того, какие документы попадают в какую категорию, все может быть не так просто, как кажется.

Наверное, самый главный вопрос, который стоит перед архивистом, какие документы необходимо сохранять в архивах, а какие выбрасывать. Иными словами, архивариусу необходимо заглянуть в голову будущему исследователю и узнать, какие вопросы тот будет задавать и, соответственно, какие материалы ему понадобятся в архивах.

Например, счет-фактура из гостиницы за проживание участников конференции бахаи прошедшей такого-то числа, скажем в 1998 году. Хранить его или нет? Бухгалтер ответит, что его надо было выкинуть если не через год, то уж через 5 лет  точно. Архивист же заметит приложение к этому счету, где указаны даты въезда и выезда и список проживавших в гостинице бахаи. А это уже дает нам точные сведения о том, что в 1998 году в это время в этом городе проходило мероприятие бахаи, на котором были конкретные люди. И тогда информация из этого счета может восполнить пробелы при написании летописи общины бахаи. Нам уже не надо будет гадать, в каких числах была такая-то конференция. И была ли она в 1998 или 1999 году? И кто те трое, кто изображен на общей фотографии с конференции и как правильно пишутся их фамилии?

Или другой пример, как бухгалтерские бумаги могут помочь поиску исторических документов. Так счет-фактура из радиокомпании об участии общины бахаи в передаче 19 ноября 2001 года позволит историку предпринять поиск в этом направлении. Имея эти отправные данные, можно уже начинать искать аудиозапись прямого эфира или стенограмму, взять интервью у выступающих, поискать сообщения в прессе на эту тему и т.п. Не имея такого счета-фактуры или других сведений о состоявшемся радиоэфире исследователь не смог бы начать поиски в этом направлении. Первичные документы позволяют распутывать нить исторических событий и находить связанные с ними факты, о существовании которых ранее никто даже не подозревал.

Помочь в решении, какие документы представляют ценность для архивов могут специальные публикации на нашем сайте, посвященные этим и связанным с ними вопросам.

Независимая архивная служба «Архивы – память общины».

1 комментарий:

kellgarr комментирует...

да, интересно, еще на тему бухгалтерии могу сказать, что 1С бухгалтерия стала серьезно сдавать на рынке, из за своей дороговизны и низкой функциональности, чего не скажешь про более удобный сервис «Моё дело»