среда, 10 декабря 2008 г.

Как архивировать документы

У хоть немного дальновидных бахаи, которые задумаются о сохранении истории общины, обязательно возникнет вопрос «Как архивировать документы? На каких носителях?» Казалось бы очевидный ответ – на компакт-дисках или на DVD дисках. Нужно собрать все файлы и записать их на диск. Туда же добавить отсканированные фотографии и документы, которые не существовали в электронном виде.
Прежде чем броситься делать копии на дисках, давайте подумаем:


  • Насколько долговечен компакт- или DVD диск?

  • Сколько вы знаете случаев, когда в результате поломки или кражи компьютера исчезали ценные файлы?

  • Какой формат данных будет распространен через пять-десять лет?

  • Где и как будут храниться диски? Существует ли специальная процедура для этого? Насколько она надежна? Не получится ли так, что уже через два года вы не вспомните, где эти диски хранятся?

Список вопросов можно продолжить. Но не в количестве вопросов суть. Важно то, что любая ошибка по любому из этих или других пунктов может привести к безвозвратной утере ценных исторических данных о Вере Бахаи в вашем регионе.

Как этого избежать?
Давайте по порядку. Как архивировать документы?
Прежде всего, все документы должны быть на бумаге. Даже если они существуют только в эл. виде, имеет смысл распечатать их для последующего хранения. Причина этого в том, что бумага хранится дольше.
Еще десять лет назад самым распространенным носителем информации были аудиокассеты. Сейчас вам придется постараться, чтобы узнать, что записано на завалявшейся у вас в шкафу кассете. Дискеты сменяются компакт-дисками, которых, в свою очередь, вытесняют DVD. И даже если через десять лет вы найдете дисковод для прочтения ваших архивов, вполне возможно вам придется еще сильно постараться, чтобы найти древнюю версию MS Office, которая могла бы открыть хранящиеся на диске файлы Word. И если вы все же сможете это сделать, совсем не обязательно, что это смогут сделать через 30 лет. Более того, имеются исследования, что пластик некоторых дисков может потемнеть уже лет через пять, и они станут совершенно бесполезными. А хорошая белая бумага останется хорошей белой бумагой и через 10 и через 50 лет. И не нужно будет искать специальную программу, чтобы прочитать то, что на ней написано.
Получается, что на данный момент самый надежный формат хранения документов – бумага. Храните документы в сухом, защищенном от солнца, влаги и насекомых месте. Вдали от батарей и прочих труб, которые могут дать течь в самый неподходящий момент. Более подробно об условиях хранения архивов см. на сайте "Архивы - память общины".

Означает ли это, что записывать архивы на диски бесполезно?
Ничего подобного! Делать копии на диски нужно, хотя бы потому, что искать информацию удобнее в электронных архивах. Другой очень важный момент – это сохранность. К сожалению, архивы у нас в общине хранятся из рук вон плохо. Будет только хорошо, если вы сделаете цифровую копию и будете хранить несколько копий дисков в разных местах, отдельно от бумажных оригиналов. Для сохранности истории полезно отправить копию такого диска в Национальный офис, надписав несмываемым маркером что-то вроде: «Сводный архив общины бахаи (город), годы 199_ - 2003. Диск записан в апреле 2009. Ответственный за хранение: ФИО».
Удачного архивирования!

Комментариев нет: